关于切实做好2018届毕业生档案整理工作的通知
各系部（院）、毕业班辅导员：
为了做好2018届毕业生的资格审查、档案归档等工作，现将有关事宜通知如下：
一、毕业生档案归档工作总体要求
1.本次档案采用邮局EMS寄出，寄往学生生源地或者是专升本录取学校，各系各辅导员要本着对学生负责的态度认真对待，做好审核归档工作。
2.本次档案归档工作，任务重、时间紧，请各系要求毕业班辅导员严格按照要求保质保量完成工作。
二、毕业生档案工作时间要求
1、准备档案中相关材料：
（1）领取高考原始档案和新档案袋
时间：6月11日-15日下午2:30-5:50地点：南206
（2）学生综合测评表、学生成绩表、就业通知书
学生综合测评表电子版见附件1；
学生成绩表由各系部统一发放；
就业通知书从招办领取，具体时间由招办另行通知
2、档案封装与档案回收
档案回收时间为7月3日-4日，具体各系时间安排另行通知。
二、毕业生档案中应该包含的内容及要求
档案归档由各毕业班辅导员负责，毕业生档案中应该包含以下几项材料：
1、高考档案：毕业班辅导员按时间要求到学生处（信息楼南206（徐俊老师处））领取本班高考原始档案和新档案袋。
要求：如果领回的学生档案中有学生退学、休学或者转专业等其它学籍异动的情况，请退回至学生处。
注意：如果该生在校期间没有高考（或中考）档案，请辅导员打印一份无高中档案的情况说明，盖章有效（见附件5）。
2、毕业生登记表和学生综合测评表： 辅导员审核签名后到各系党总支盖章后到学生处盖章（盖章具体时间学生处另行通知）。
3、学生成绩表：教务科统一打印成绩表交各系，辅导员盖章后统一归档。（班级有跟读同学请辅导员按照教务处提供的模板附件4和打印的原始成绩单进行制作，注意所有时间和学期顺延一年（班级顺延至其录取年份）
4、就业通知书：辅导员从招办领取就业通知书核对后将报到证白联放入学生档案中。
5、其它该生在校获得校级或省级获奖证明材料，身份证信息修改证明材料等，如果有该项材料请辅导员用黑色签字表在“材料栏目”内分项写明材料名称并标明份数。
三、档案封装工作及回收安排
（一）档案封装工作要求
1.将上述学生档案材料封装在档案袋中，并按照档案袋中实际封装的材料内容填写封面的上的材料件数；如果封面所在材料项目在档案袋内没有的话，请在“件数”栏画“×”。
2.将学生专业姓名表按要求贴在档案袋上。（姓名示例表见群共享附件2：2018届毕业生档案封面专业姓名签条示例.xls，也可手写）
3. 档案放置要求：辅导员按照学生处提供的名单顺序放置，并附一张班级学生名单顺序表。（电子档名单见群共享“附件3：2018届毕业生档案邮寄顺序表.xlxs”，档案放置顺序必须与邮寄顺序完全一致，以方便邮寄。跟读学生（名单另附）单独放置，交学生处暂为保管。）
（二）档案回收安排
1.各辅导员将装好的毕业生档案按照时间要求送到学生处，验收后辅导员再封装、盖档案骑缝章。
工作要求
毕业生档案关系到学生的切身利息，请各系（院）认真落实工作责任制，实行责任追究制，确保毕业生档案工作的顺利完成。
教务处 学生处
2018年6月7日
关于毕业生档案材料的补充说明
（请辅导员务必仔细阅读）
关于成绩单盖章说明：
毕业资格审查处：院系部主任章，落款日期：2018年6月 22日
教科处盖章落款日期：2018年6月 25日
跟读学生成绩单：请辅导员按照教务处制作的模板（按照档案成绩单）进行制作后自行打印。（请辅导员注意学期）
学生综合素质评价表：
除辅导员签名以外均可以打印，打印要求A4纸，横向打印，字体：宋体，小四号。（样表：见群共享）
盖章：系部党总支公章，落款日期2018年5月*日
毕业生登记表
“系（班级）鉴定”辅导员填写完整后加盖系党总支公章，落款日期：2018年5月*日
“学校组织意见”中的内容不需要填写（内容到学生处盖章），日期应填写完整：2018年6月*日。
跟读学生所有年份顺延至一年（正常）
关于毕业生无高中（中职）档案的情况说明，请自行打印附件5（盖章有效）。
